Die Tischgastgeber stellen einleitend ihre Erfahrungen dar, diskutieren mit den Tischgästen und halten die Ergebnisse fest. Zu einem festgelegten Zeitpunkt verlassen die Gäste den Tisch und finden sich in neuer Zusammensetzung bei einem der anderen Gastgeber ein. Im Verlauf des World Café tauschen sich die Teilnehmenden über die Ergebnisse der anderen Gruppen aus, indem sie in drei Runden zu anderen Tischen gehen, die Ergebnisse dort einbringen und neue aufnehmen. Am Ende werden die gemeinsamen Ergebnisse im Plenum vorgestellt.