Neue Mitarbeiter werden dabei unter anderem mit Hilfe von multimedialen Lerneinheiten eingearbeitet und in den Arbeitsalltag integriert. So werden nicht nur Redundanzen bei der Einarbeitung vermieden, da Arbeitsabläufe und interne Prozesse oft standardisiert sind, sondern auch der Aufwand für die verantwortliche Belegschaft wird deutlich minimiert. Außerdem kann auf diese Weise sichergestellt werden, dass die Qualität des Onboarding-Prozesses gleichbleibt und wichtige Informationen an alle neuen Mitarbeiter korrekt weitergegeben werden.

Neue Mitarbeiter mit digitalem Onboarding integrieren

Ziel der Einarbeitung und des gesamten Onboarding-Prozesses ist es, dass neue Mitarbeiter möglichst schnell in das Unternehmen finden und mit ihrem Fachwissen zum Arbeitsalltag beitragen können. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen Auszubildenden oder um eine Fachkraft handelt. Gerade die Anfangszeit im neuen Unternehmen spielt eine wichtige Rolle, denn sie prägt das Verhältnis des neuen Mitarbeiters zum Unternehmen auf entscheidende Weise.

Mit einer qualifizierten und auf den Mitarbeiter zugeschnittenen Einarbeitung, wird eine Bindung an das Unternehmen, die Identifikation mit der Marke und/oder den Produkten, der Philosophie und Geschichte sowie den Menschen und Visionen erzielt. Dadurch erhalten neue Mitarbeiter sofort einen Überblick über das Unternehmen und ihr Aufgabenfeld und das Wir-Gefühl stellt sich ein. Onboarding schafft daher nicht nur eine fachliche Basis, sondern sorgt auch für eine soziale Integration.

Mit Hilfe von digitalen Lerneinheiten ergibt sich somit z.B. die Chance, eine interne Willkommenskultur zu entwickeln und zu pflegen. Außerdem wird der Einstieg in die neue Firma auf diese Weise um eine positive Erfahrung bereichert, denn die Auswirkungen einer schlechten Einarbeitung können fatal sein: Nicht selten wird das Thema Onboarding auf die leichte Schulter genommen oder aufgrund von Ressourcenknappheit erst gar nicht durchgeführt. Dabei führen Denkweisen wie "Der neue Kollege wird sich schon von selber einarbeiten" oft dazu, dass der Mitarbeiter demotiviert ist, sich und seine Fähigkeiten nicht wertgeschätzt fühlt und im schlimmsten Fall sogar seine Entscheidung bereut, in das Unternehmen gekommen zu sein.

Themen und Inhalte, die sich für digitales Onboarding nutzen lassen

Welche Inhalte Teil Ihres Onboarding-Prozesses sind, das hängt ganz vom Unternehmen und von dem neuen Mitarbeiter bzw. der Position ab. Außerdem spielt auch der Umfang der Einarbeitung eine Rolle. Um einen zeitlichen Ablauf in den digitalen Onboarding Prozess zu bringen, gibt es in Avendoo® z.B. sogenannte Trainingspläne. Darauf befinden sich alle einzelnen Trainings, die es während der Einarbeitung zu absolvieren gilt. Mit Hilfe von Verbindungen können Abhängigkeiten zwischen den Schulungen erzeugt werden, damit z.B. die Compliance Schulung vor der Produktschulung bearbeitet werden muss. Und: Neue Kollegen lassen sich zum Trainingsplan (und damit auch zu allen darin enthaltenen Schulungen) mittels Teilnehmerregel schnell und einfach anmelden.

Für digitales Onboarding eignen sich generell vor allem die Inhalte, die für sämtliche neue Mitarbeiter wichtig sind wie z.B. allgemein geltenden Unternehmensstandards und Verhaltensregeln. Hier einige Vorschläge für weitere Themen, die die neuen Mitarbeiter dank eLearning in Eigenregie und nach eigenem Lerntempo erkunden könnten:

• Informationen zu Compliance Richtlinien und dem Unternehmensleitbild
• Einführung in wichtige Prozessabläufe und Strukturen (Beispiel RUNNERS POINT "Visual Merchandising Grundlagen")
• Vorstellung der Kollegen und der Büroumgebung (Beispiel Werotex GmbH "Welcome Day"
• Grundlagen für die Bedienung von Systemen oder Software (Beispiel Swisscom Schweiz AG "Kontaktdatenpflege")
• Bereichsspezifische Inhalte (Beispiel Hamburger Hochbahn AG "Grundlagen der Zugsicherung")
• Erklärungen zu internen Begriffen / Fachwörtern
• Regelungen zur Urlaubsplanung oder zur Arbeitszeiterfassung
• Einführung und erste Informationen zu den Produkten und Marken
• Schulungen zur Arbeitssicherheit oder Hygienestandards (Beispiel Valora Schweiz AG "HACCP Hygienevorschriften" und "ASA Erstunterweisung")
• uvm.

Wichtig bei allen Onboarding Themen ist es, dass nicht nur bloße Fakten vermittelt werden, sondern verschiedenste Lehr- und Lernmethoden zum Einsatz kommen. Die Inhalte sollen kein Zeitvertreib sein, sondern dem neuen Mitarbeiter einen Mehrwert bieten und ihn optimal auf den Arbeitsalltag vorbereiten. Der Spagat zwischen allgemeingültigen Inhalten und den Inhalten, die für den neuen Mitarbeiter relevant sind, stellt dabei die Herausforderung dar. Ebenfalls nicht zu vergessen: eLearning und das Bereitstellen von digitalen Lerninhalten ist nur eine Ergänzung bzw. Unterstützung des Onboarding-Prozesses. Der direkte Kontakt mit den Kollegen ist weiterhin sehr wichtig und sollte auf keinen Fall vernachlässigt werden.

Kontinuierliche Verbesserung und aktuelle Inhalte

Da jedes Unternehmen und jeder Mitarbeiter individuelle Wünsche und Anforderungen an die Einarbeitung haben, gibt es nicht den einen, perfekten Onboarding-Prozess. Inhalte, die z.B. für große Unternehmen von enormer Bedeutung sind, müssen bei einem Auszubildenden in einem kleinen, mittelständischen Betrieb nicht zwingend sinnvoll sein. Daher sind sowohl die Zielgruppe als auch die Unternehmenskultur zu berücksichtigen. Und: Feedback von den neuen Mitarbeitern zum gerade absolvierten Onboarding-Prozess ist sinnvoll. Bestimmt ergeben sich daraus Themen, an die evtl. noch gar nicht gedacht wurde oder es zeigen sich Fehler und Stolpersteine für zukünftige, neue Kollegen. Kommunikation ist auch bei der Einarbeitung das A und O.

Zusammengefasst gilt es also für jedes Onboarding abzuwägen, welche Inhalte besser digital vermittelt werden können und bei welchen Themen sich eher die persönliche Einarbeitung lohnt. Denn fest steht, eLearning und die Digitalisierung der Personalentwicklung, bieten Unternehmen neue Chancen, eine positive und emotionale Mitarbeiterbindung aufzubauen. Wenn neue Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen gebunden werden sollen, ist ein durchdachtes und systematisches Onboarding oft der Schlüssel zum Erfolg.